Вертикальное хранение своих вещей и документов стало широко популярным благодаря Мари Кондо, японской писательнице и эксперту в области организации пространства и наведения порядка в доме. Это способ упрощает процесс хранения благодаря хорошему обзору содержимого и легкому доступу к нужным материалам. Документы или папки располагают в ящиках или коробках на ребре, подписывают корешки или используют специальные разделители для удобства поиска.
Зачем нужен домашний архив
Вопрос о том, зачем нужно организовывать хранение документов в домашних условиях, может показаться заданием неактуальным. Многие люди думают, что документы используются крайне редко, поэтому можно просто положить их в какой-то ящик и забыть. Однако такая позиция является глубокой ошибкой.
Вот 5 убедительных причин, почему стоит создать домашний архив:
- Экономия пространства. Вместо того чтобы использовать целый комод для хранения документов, их можно компактно разместить в одном ящике, если правильно организовать хранение.
- Экономия времени. Жизнь проносится быстро, и стоит ли тратить драгоценные часы на поиски старой квитанции о платеже или другого важного документа?
- Защита документов. В домашнем архиве ваши бумаги будут в безопасности: они не помнутся, не окажутся под чайной чашкой, не будут использованы как черновики, и не будут доступны для исследования любопытных домашних животных, таких как коты или хомяки.
- Повышение безопасности. В первую очередь, ваши документы остаются вне поля зрения случайных людей — так, например, ваши гости или доставщики не увидят важные бумаги. Во-вторых, в экстренной ситуации вы точно будете знать, какие документы необходимо собрать. Пока соседи в панике высматривают паспорта и свидетельства, вы будете готовы к ситуации, так как заранее подготовили все нужные бумаги.
- Эстетический аспект. Аккуратный ряд папок и коробок выглядит гораздо более привлекательно, чем неразбериха из бумаги и хлама, разбросанных по всем углам.
Организованный личный архив станет вашим островком контроля и уверенности. Если сломался холодильник, вы будете знать, где хранится гарантия. Если заболел любимец, ветеринарный паспорт будет под рукой за считанные секунды.
Систематизация документов в доме значительно снижает фоновый уровень стресса — и это основание, чтобы потратить несколько часов на их упорядочивание.
Разделяй и властвуй: как разобрать документы и не сдаться
Итак, у вас открывается заветный ящик, а перед вами находится неразбериха из множества бумаг. Хотя некоторые из них даже отсортированы в папки и конверты, понять, что там находится, на первый взгляд невозможно. Одна из папок разорвана и из нее вываливаются квитанции, срок действия которых давно истек…
Знакомая ситуация? Давайте это исправим!
На самом деле, управлять своими документами проще, чем кажется. Существует всего три шага к упорядочиванию:
- Разобрать. Достаньте все бумаги из ящика и разместите их на полу или диване. Приготовьте коробку или пакет для ненужных документов.
- Сортировать. Разделите действующие документы на категории: личные бумаги, медицинские записи, квитанции, инструкции и паспорт на технику и т. д. Просроченные документы можно смело выбрасывать.
- Оцифровать. Инструкции по эксплуатации техники и электроники можно легко найти в интернете, поэтому их хранение в бумажном виде не обязательно. То же самое относится к устаревшим справкам, удостоверениям обучения, студенческим билетам и прочему прочному, что утратило свою смысловую реальность. Их можно сфотографировать или отсканировать и хранить только в цифровом формате.
Если мысль о оцифровке вызывает у вас дискомфорт, возможно, лучше оставить все как есть. Прислушивайтесь к своим чувствам и не выбрасывайте бумаги, которые имеют для вас ценность; у бумажных документов, как и у книг, есть свое особенное очарование.
Теперь необходимо остальное рассортировать все необходимые и актуальные документы, чтобы затем разместить их по папкам и конвертам. Вот несколько способов, как это сделать:
- По назначению. Храните паспорт и водительские права в одной папке, медицинские полисы и справки — в другой, квитанции — в третьей. Такой подход удобен для личных архивов.
- По каждому члену семьи. Создайте индивидуальные папки для каждого, где будут храниться все документы: полис, СНИЛС, медицинские справки. Отдельная папка должна быть для вашего домашнего животного, где поместятся паспорт, справки и сертификаты о прививках.
- По частоте использования. Разделите документы на архивные (например, техпаспорт и свидетельство о праве собственности на квартиру, которые нужны раз в несколько лет), базовые (СНИЛС, медицинская карта, диплом) и текущие (квитанции, чеки).
Чем чаще вы используете какой-либо документ, тем более доступным и находящимся под рукой он должен быть. Храните документы так, чтобы в случае необходимости найти их можно было за считанные минуты.
Почему порядок в документах — это важно
Такие важные документы, как паспорт, ИНН, СНИЛС и медицинский полис, а также заграничный паспорт (а иногда даже два), аттестат о среднем образовании и диплом о высшем образовании, свидетельство о рождении и другие документы на собственность, такие как квартиры, дома, дачи, машины и др., составляют не полный список необходимых бумаг. Не забудьте о договорах с энергоснабжающими и интернет-компаниями.
В каждом доме накапливается значительное количество документов, и все они имеют важное назначение. Но действительно ли это так?
Вместе с мужем несколько лет назад мы жили в небольшой однокомнатной квартире на первом этаже старого дома, расположенном в менее благополучном районе. Стены там были деревянные, поэтому мы слышали, как кто-то спускается или поднимается по лестнице. Однажды вечером мы заметили, что по лестнице активно бегают люди. Мы выглянули в подъезд и увидели, что в одной из квартир на третьем этаже происходит пожар. Мы схватили самое ценное: клетку с хомяком, паспорта и ипотечный договор, и вышли на улицу. Прошло несколько часов, пока мы сидели в машине и наблюдали, как работают пожарные. Все разрешилось благополучно, но этот случай заставил меня задуматься, насколько не продуманно у нас организовано хранение документов. В критической ситуации, когда срочно нужно покинуть дом, было бы сложно найти все важные бумаги. Это заставило меня пересмотреть свою систему хранения документов.
Проблема пожара у соседей — не единственная ситуация, когда срочно нужно найти определенные документы. Ранее я принадлежала к тем, кого пугал вопрос о том, как быстро разыскать договор с газовиками, или квитанции на коммунальные услуги, чтобы разрешить проблемы с неправильными начислениями, или протокол приема у врача перед повторным визитом. На данный момент я уверена, что правильная организация документов в доме — это залог спокойствия и возможность сэкономить время. Итак, как же организовать хранение документов в доме? Начнем с изучения различных категорий бумаг.
Какие документы бывают
На момент выписки из роддома у каждого ребенка, как правило, уже имеется два документа: свидетельство о рождении и медицинский полис. Со временем их число только увеличивается, как снежный ком. Разберем более детально, какие категории документов наверняка есть в каждом доме.
Личные
- свидетельство о рождении;
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- медицинский полис;
- свидетельство о браке и/или разводе;
- документы об образовании — аттестаты, дипломы;
- водительское удостоверение.
Этот список можно расширять, включая заграничный паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение и другие важные бумаги.
Для детей младше 14 лет самым значимым документом является свидетельство о рождении. В отличие от взрослых, у них нет полей для обозначения места жительства; таковыми являются свидетельства о регистрации по месту жительства (форма №8).
Медицинский полис, СНИЛС и ИНН также оформляются в первые дни жизни малыша. Также уже в этом возрасте можно завести заграничный паспорт — его рекомендуется хранить вместе с другими личными документами.
Эти документы должны храниться всегда, так как они могут оказаться необходимыми в любой момент. Для их хранения подойдут небольшие папки с файлами, в которых они будут аккуратно располагаться, оставаясь на виду и защищенными от повреждений.
Для каждого члена семьи рекомендовано завести отдельную папку. Все папки поместите в общую емкость либо в специальный ящик.
На собственность
К этой категории относятся документы, подтверждающие ваше право на владение различной собственностью. Например, это могут быть договоры купли-продажи, дарения, свидетельства о праве вступления в наследство или о приватизации.
Свидетельства о праве собственности на недвижимость, выданные на гербовой бумаге, которые были в использовании около десяти лет назад, остаются действительными, хотя новые свидетельства уже не выдаются. Если вы стали собственником до 2016 года, храните старые свидетельства с остальными документами на недвижимость.
Также в эту категорию можно включить другие документы — технические паспорта, брачные договоры, если в них даны разъяснения по поводу владения и использования имущества.
Процесс хранения документов на собственность должен продолжаться в течение всего времени владения имуществом, а после стоит сохранять их еще три года, поскольку именно такой срок является периодом исковой давности по сделкам, относящимся к недвижимости.
Тем не менее, в некоторых случаях этот срок может продлиться до 10-15 лет, поэтому для важных бумаг разумно продлить срок их хранения и после истечения трехлетнего периода — поместив их вдали от глаз.
Как организовать хранение документов дома
Существует несколько эффективных решений для организации хранения: вы можете расставить папки по полкам, аккуратно сложить документы во вместительные коробки или спрятать их в запираемых ящиках. Однако перед этим важно разобраться, действительно ли все накопленные бумаги вам нужны, и для этого стоит выполнить несколько шагов:
- Тщательно переберите существующий архив.
- Беспорядочно выбросьте ненужные бумаги, не испытывая сожалений.
- Классифицируйте оставшиеся по категориям и важности.
Вы убедитесь, что после второго шага вам стало значительно легче. Вы сами удивитесь, обнаружив, что бумаги, которые были так важны 10 лет назад, сегодня вовсе не имеют значения.
Как правило, при организации хранения документов дома можно с уверенностью отправлять в корзину:
- Чеки на возврат, срок действия которых уже истек.
- Квитанции, старше трех лет — это их максимальный срок хранения.
- Уведомления от налоговых органов о необходимости предоставления отчетности.
- Устаревшие инструкции или гарантийные талоны.
Примечание: хотя некоторые документы, такие как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении многих лет, например, письма от судебных приставов о неуплате алиментов, важно подойти к вопросу с полным вниманием и серьезностью и тщательно проверить документы, которые вы планируете выбросить.
Популярные категории
Удобное хранение документов очень важно, и способы выполнения этой задачи могут быть различными, однако все они основаны на выявлении ненужных документов и их удалении.
Эта процедура особенно полезна для людей, склонных к чрезмерному сохранению вещей — для тех, кто раньше не задумывался о том, что следует выбрасывать. Подобная беспечность может перерасти в накопление такой массы бумаги, что для поиска действительно важного документа, например, договора с интернет-провайдером или справки ЖКХ, может потребоваться не минуты, а часы. Не забывайте, бережливость не должна перерастать в абсурд.
Так что же делать? Мы уже выяснили, что надо просмотреть все накопленные бумаги, внимательно отобрать каждую из них и безжалостно избавиться от ненужного. На стороне сохранности остались лишь идеи хранения документов, которые не теряют своей значимости:
- Свидетельства о рождении или регистрации брака, завещания и другие документы, касающиеся семейных дел.
- Подтверждения прав на владение автомобилем или недвижимостью.
- Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.
- Медицинские выписки и справки, заключения обследования; квитанции из частных учреждений также могут добавляться, но имейте в виду, что они действительны только в течение 2 лет с момента получения.
- Все документы, имеющие нотариально заверенные подписания и юридическую силу.
Гарантийные талоны на товары обычно действуют в течение 12 месяцев, за исключением ситуаций с более длительными сроками, поэтому после их истечения можно смело избавляться. С чеками на услуги, включая помощь врача, адвоката или учителей, что касается сроков актуальности, они имеют срок от 3 до 5 лет, но после этого также требуют выноса в корзину.
Хранение
Теперь переходим к самому важному этапу — оптимизации документов. В канцелярских и мебельных магазинах представлен широкий выбор разнообразных предметов, способствующих упрощению хранения различных документов.
⦁ Ведущую роль на рынке занимают папки с файлами, которые относительно недорогие и их можно найти разных объемов. Разделите их на категории с помощью наклеек для легкого распознавания.
⦁ Если объем документов слишком велик, рассмотрите возможность использования папок с кольцами, они могут вмещать гораздо больше и по цене также доступны.
⦁ Если припасено свободное место в ящике, можно преобразовать его в «хранилище» для документов, единственным вложением в такой случай станут разделители, чтобы всё было аккуратно.
⦁ Если подходящего свободного ящика нет, не стоит расстраиваться! Можно использовать пластиковые или картонные коробочки, которые доступны во многих хозяйственных магазинах.
Далее определяемся с местом хранения.
Для меня крайне важно, чтобы личные документы не были доступными для посторонних людей, будь то гости или ремонтеры.
Чаще всего я наблюдаю, как документы хранят на верхней полке или, наоборот, в самом низком ящике. Если у вас есть маленькие дети, верхние места предпочтительнее. Кроме того, документы нельзя хранить в местах с высокой влажностью или под воздействием солнечных лучей, на неутепленных балконах и на антресолях в старых домах, построенных в советскую эпоху (все из-за их влажности).
Важно приучить себя определять место для любого документа сразу после его получения — это правило должно распространяться как на физические, так и на электронные документы.
А что можно купить для хранения документов?
Как большой поклонник магазина Икеа, я также нашла несколько полезных вещей, которые могут помочь в организации хранения. Это может быть все, от стильных ящиков до удобных папок и разделителей — всего, что поможет создать идеальный порядок в вашей системе хранения.
На этом всё. А как обстоят дела с организацией хранения документов в вашем доме? Делитесь своими полезными советами в комментариях.
Если вы обнаружили ошибку, выделите текст, который требует исправления, и нажмите Ctrl+Enter.
В чат-боте Minlife вас ждет рабочая тетрадь о том, как минимализм может изменить жизнь, советы по преодолению трудностей на пути к минимализму, обои для рабочего стола, записи прямых эфиров и много других интересных материалов.
